Ochrana osobních údajů – GDPR

Autor: L. PomajbíkováDne V Dokumenty

Podmínky zpracování osobních údajů

Prosím, celý text si pečlivě pročtěte. V případě, že byste měli jakýkoli dotaz, můžete nás kontaktovat na e-mailu: misaskolka@email.cz, případně Vám rádi vše vysvětlíme osobně. Chceme Vás ujistit, že ochranu osobních údajů bereme maximálně vážně, a že Vaše osobní údaje jsou u nás v bezpečí.

 

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů zařízení pro mimoškolní výchovu a vzdělávání Míša školka (dále jen „Míša školka z.s.“) je Bc. Lucie Pomajbíková, IČO 07817843, se sídlem: Biskupská 3330/10 , Moravská Ostrava 702 00

 

Účel tohoto dokumentu

Účelem tohoto dokumentu je splnění našich povinností ve vztahu k ochraně osobních údajů vyplývajících z nařízení EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, dále jen jako „GDPR“ a dalších předpisů ochrany osobních údajů. Cílem je informovat o zpracování osobních údajů a právech, která mohou děti, resp. jejich zákonní zástupci uplatnit. Informace o zpracování osobních údajů jsou dostupné na nástěnce Míša školky a budou průběžně aktualizovány.

 

1. Jaké osobní údaje Míša školka zpracovává?

Míša školka zpracovává jen takové údaje, které jsou nezbytné pro výkon činností, které takové zařízení na základě příslušných právních předpisů má vykonávat a pro ochranu veřejného zájmu a oprávněných zájmů tohoto zařízení a třetích osob. Míša školka zpracovává také údaje, k jejichž zpracování nám zákonní zástupci dítěte dali souhlas.

Jedná se o následující údaje zejména o dítěti a v menším rozsahu o zákonném zástupci, členech rodiny, případně oprávněných osobách (např. k vyzvedávání):

  • Identifikační údaje – osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci, zejména jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, podpis.
  • Kontaktní údaje – osobní údaje umožňující kontakt se zákonnými zástupci, zejména uvedená kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace.
  • Vzdělávací údaje – údaje o vývoji dítěte v průběhu návštěvy Míša školky (motorické dovednosti, sociální chování, soběstačnost, řečové schopnosti apod.).
  • Komunikační údaje – elektronická a písemná komunikace mezi zákonným zástupcem dítěte a Míša školkou.
  • Profilové údaje – sociálně-demografické charakteristiky (rodinný stav, sourozenci apod.), behaviorální, znalostní, dovednostní a psychosociální charakteristiky dítěte.
  • Údaje o zdravotním stavu – mezi údaje o zdravotním stavu se řadí zejména údaje o očkování, zdravotních omezeních, akutních i chronických chorobách, alergiích, úrazech, psychologických diagnózách.
  • Údaje o zaměstnání a vzdělání rodičů – potvrzení zaměstnavatele o pracovním poměru jednoho z rodičů po dobu návštěvy dítěte v Míša školce (v případě podnikajících rodičů se jedná o výpis sociálního pojištění). Monitorovací list s identifikačními údaji a dosaženém stupni vzdělání.

 

2. Z jakých zdrojů má Míša školka osobní údaje?

Osobní údaje, které Míša školka zpracovává, pochází hlavně od zákonných zástupců dítěte (při nástupu i během další komunikace v průběhu péče a výchovy dítěte). Důležitým zdrojem je i vlastní pozorování dítěte zaměstnanci Míša školky. V neposlední řadě údaje může Míša školka získat od zdravotnických zařízení a pedagogicko-psychologických poraden.

 

3. Jste povinni Míša školce osobní údaje předávat?

Většinu údajů je zákonný zástupce povinen předat. Jedná se o údaje, které od zákonných zástupců Míša školka vyžaduje zejména v rámci zápisu do Míša školky. Míša školka by bez těchto údajů nemohla zajistit splnění zákonem uložených povinností (ochrana zdraví dětí, vedení dokumentace a evidence, dosahování Plánu výchovy a péče) či povinností vyplývající z grantových smluv. Na údaje, které Míša školka k plnění svých zákonných úkolů nepotřebuje, se Míša školka ani neptá.

 

4. Proč a jak zpracovává Míša školka osobní údaje?

Každé zpracování osobních údajů má svůj účel nebo důvod. Aby bylo zákonné, musí mít i svůj právní základ. To znamená, že musí být založené na souhlasu nebo musí být nezbytné pro:

  • Jednání o uzavření smlouvy nebo pro plnění smlouvy
  • Splnění právních povinností
  • Splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci
  • Ochranu oprávněného zájmu Míša školky nebo třetí osoby

Účely zpracování osobních údajů v Míša školce jsou následující:

Zajištění řádného zápisu do Míša školky a plnění evidenčních povinností – Sběr a evidenci údajů vyžaduje Zákon č. 247/2014 Sb. – Zákon o poskytování služby péče o dítě v dětské skupině a o změně souvisejících zákonů (zákon o dětské skupině). Míša školka je povinna vést evidenční listy a smlouvy s rodiči, které zahrnují osobní údaje dětí i zákonných zástupců.

Zajištění výchovy a péče dle Plánu výchovy a péče. Za tímto účelem zpracovává specifické profilové údaje a získává doplňující informace od zákonných zástupců či zdravotnických zařízení v případě dětí se speciálními vzdělávacími potřebami. Míša školka může požadovat vyplnění dotazníku, který umožní poznat dítě a jeho charakteristiky před jeho nástupem a usnadní tak jeho adaptaci na prostředí Míša školky. V neposlední řadě je vedena kniha úrazů, případně lékařské posudky. K zaznamenání pokroků dětí a jejich vývoje je vedena kronika s denními záznamy a hodnocení.

Poskytování stravování – Míša školka zajišťuje obědy pro děti na základě dodavatelské smlouvy se Zdravým kotlíkem, IČO 04770889. Za tímto účelem sbírá a zpracovává informace o zdravotních omezeních relevantních pro přípravu a podávání jídel.

Komunikace se zákonnými zástupci – Míša školka komunikuje se zákonnými zástupci o všech věcech týkajících se výchovy a péče, zdravotní situace, průběhu plnění Plánu výchovy a péče a akcích Míša školky prostřednictvím mailů a interních newsletterů. Bez této komunikace by nebylo možné plnit cíle Plánu výchovy a péče. Nejedná se o marketingovou komunikaci. Míša školka může posílat newslettery s pozvánkami na letní prázdninové programy, přednášky či jiné relevantní akce pořádané Míša školkou rodičům i poté, co dítě Míša školku přestalo navštěvovat. Z odběru newsletterů se rodiče mohou kdykoliv odhlásit elektronickou cestou.

Vyzvedávání dětí třetími osobami – Míša školka je oprávněna zpracovávat kontaktní údaje třetích osob, které budou smět odvádět dítě z prostor Míša školky. Vyplněním kontaktních údajů na třetí osoby zákonný zástupce prohlašuje, že má oprávnění takový souhlas za třetí osoby udělit.

Poskytování informací státním institucím – Míša školka může být vyzvána k poskytnutí nezbytných informací státním institucím např. Hygienické stanici při kontrole nebo soudu ve věcech občanskoprávních či trestních, pokud se budou týkat výchovy a péče o dítě.

Vyúčtování školkovného a stravného – údaje jsou poskytovány v minimálním rozsahu. Na faktuře je uvedeno jméno a příjmení rodiče.

Zveřejnění jmen/přezdívek dětí a jejich výtvarných výtvorů v šatním prostoru – na základě oprávněného zájmu Míša školky a rodičů dětí jsou tyto informace přístupné jen osobám oprávněným ke vstupu do Míša školky. Nejmenované výtvory dětí mohou být navíc zveřejněny na Instagramu, Facebooku či webu pro účely dokumentace výtvarné výchovy dle Plánu výchovy a péče.

Publikace fotografií dítěte – Míša školka na základě svého oprávněného zájmu může dokumentovat a informovat o aktivitách, které vyplývají z ročního Plánu výchovy a péče s měsíčními tématy na svém webovém profilu, Facebooku, Instagramu a na on-line úložištích, které splňují podmínky GDPR. Individuální fotografie dětí pořízené pro propagační účely může Míša školka využít jen se souhlasem rodičů.

 

5. V jakých případech můžete podat námitku proti zpracování nezbytném pro ochranu našeho oprávněného zájmu?

Legislativa na ochranu osobních údajů nechrání pouze toho, jehož údaje se zpracovávají (subjekt údajů), ale do určité míry i toho, kdo je zpracovává (správce). Ochrana oprávněného zájmu správce (Míša školka) nebo třetí strany (např. zákonného zástupce dítěte) je jedním z právních základů pro zpracování osobních údajů. Lze jej použít jen u těch zpracování, která může subjekt údajů očekávat a u kterých nedojde k nepoměrnému zásahu do soukromí či práv. Každý má přitom právo podat proti jakémukoli zpracování nezbytnému pro ochranu oprávněného zájmu správce tzv. námitku.

Míša školka zpracovává osobní údaje na základě oprávněného zájmu v těchto případech:

  • Zveřejnění jmen a přezdívky dětí v šatnovém prostoru, nástěnky s výtvarnými díly dětí, popisy značek v šatnách.
  • Publikace fotografií, které dokumentují plnění ročního Plánu výchovy a péče na www.misaskolka.cz, Facebooku, Instagramu či na zaheslovaných on-line úložištích, která splňují zásady GDPR. Výtvory dětí mohou být publikovány na instagramovém či Facebookovém účtu Míša školky.

 

6. Jak dlouho uchovává Míša školka osobní údaje?

Míša školka osobní údaje týkající se dítěte uchovává na základě povinnosti stanovené grantovou smlouvu s MPSV a zákonem o dětské skupině, a to nejen v průběhu docházky dítěte, ale i po jejím skončení v zákonných lhůtách. Jedná se o lhůtu 10 let.

 

7. Komu může Míša školka osobní údaje předávat?

K předávání osobních údajů dochází v případech, kdy to vyžaduje zákon (např. Hygienická stanice). Příjemcem údajů mohou být i společnosti, které Míša školka pověří určitou činností, pro jejíž výkon je zpracování osobních údajů nutné např. společnost, která spravuje docházkový systém na základě objednávky provozovatele zařízení mimoškolní výchovy a vzdělávání. Docházkový systém má ošetřenou ochranu osobních údajů v souladu s GDPR. Příjemcem osobních údajů je v omezené míře i mzdová účetní. Příjemcem údajů dostupných na internetových stránkách Míša školky a facebookovém či instagramovém profilu Míša školky jsou rodiče a veřejnost.

 

8. Jaká práva máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Legislativa přiznává všem, jejichž údaje se zpracovávají, řadu práv, aby měli větší přehled a možnost kontroly. Uplatnit právo je možné písemně na e-mailu: misaskolka@email.cz. Děti, resp. zákonní zástupci, případně další osoby, jejichž údaje může Míša školka zpracovávat, mají následující práva:

Právo na přístup ke svým údajům – máte právo na informaci, jaké údaje Míša školka zpracovává a další související informace (např. účel, kategorie osobních údajů, doba uchování, zdroj). Máte právo požadovat i kopii zpracovávaných osobních údajů. Z její opakované poskytnutí je však možné účtovat poplatek odpovídající nákladům na zpracování a poskytnutí informace.

Právo na přenositelnost údajů – pokud se Vám to bude hodit např. pro usnadnění komunikace s jinou školkou či dětskou skupinou při změně, můžete od Míša školky dostat údaje, které jsme od Vás získali.

Právo na opravu osobních údajů – v případě, že jsou Vaše údaje nebo údaje o dítěti nesprávné, nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat nápravu.

Právo na výmaz osobních údajů – Vaše osobní údaje maže Míša školka sama v rámci zákonných archivačních lhůt. O jejich mazání se tedy nemusíte starat. Přesto můžete uplatnit právo na výmaz.

Právo na omezení zpracování osobních údajů – v některých situacích Míša školka omezí zpracování osobních údajů. Například tehdy, pokud se bude Míša školka zabývat námitkou proti zpracování osobních údajů nebo upozorněním na nepřesnost údajů.

Právo na odvolání souhlasu – pokud jste udělil/a Míša školce souhlas se zpracováním osobních údajů – fotografie, máte právo jej kdykoliv odvolat s platností od data podpisu odvolání, tzn. vztahuje se na fotografie pořízené od data odvolání.

Právo na námitku – právo námitky lze uplatnit pouze proti zpracování na základě ochrany oprávněného zájmu Míša školky a třetích osob.

Právo podat stížnost ÚOOÚ – každý zákonný zástupce dítěte má právo obrátit se se stížností ve věcech ochrany osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů.

 

Platnost od 3. 12. 2018

Bc. Lucie Pomajbíková

Ředitelka DS